프린터가 켜져 있는데 오프라인으로 나올 때｜가장 먼저 확인할 해결 순서
프린터는 켜져 있는데 왜 '오프라인'이라고 나올까요?
분명 프린터 전원은 켜져 있는데 컴퓨터에서 인쇄하려고 하면 오프라인이라고 표시되는 경우가 있습니다.
껐다 켜도 그대로이고, 프린터에 특별한 오류가 보이지 않으면 어디부터 확인해야 할지 막막한데요.
이럴 때 바로 프린터를 삭제하거나 드라이버부터 다시 설치하지 않는 것이 좋습니다.
프린터 오프라인은 기기 고장뿐 아니라 컴퓨터와 프린터 사이의 연결, Windows 설정, 인쇄 대기열 등에서도 발생할 수 있습니다. Microsoft 역시 Windows의 일반적인 프린터 문제를 오프라인, 인쇄 대기열, 프린터 인식, 스풀러 등의 문제로 구분해 안내하고 있습니다.
따라서 가장 간단한 것부터 하나씩 확인해 보겠습니다.
🔎 먼저 이것부터 구분해 보세요
☐ 프린터 전원은 정상적으로 켜져 있나요?
☐ 프린터 자체에 오류 메시지가 표시되나요?
☐ USB 프린터인가요, Wi-Fi 프린터인가요?
☐ 다른 컴퓨터에서도 인쇄가 안 되나요?
☐ 인쇄하려던 문서가 대기열에 계속 남아 있나요?
특히 USB인지 Wi-Fi인지 먼저 확인해 두세요.
연결 방식에 따라 확인해야 할 곳이 달라집니다.
1. 프린터 자체가 정상인지 먼저 확인하세요
가장 먼저 컴퓨터가 아니라 프린터를 확인합니다.
전원이 켜져 있는지 보고, 프린터 화면이나 표시등에 용지 부족, 용지 걸림, 덮개 열림 등의 오류가 나타나는지도 확인하세요.
가능한 제품이라면 프린터 자체 기능으로 테스트 페이지를 출력해 보는 것도 방법입니다.
Microsoft 역시 프린터 자체가 정상적으로 작동하는지 확인하기 위해 테스트 페이지를 이용할 수 있다고 안내하고 있습니다.
프린터 자체에서도 출력이 되지 않는다면 Windows 설정보다 프린터 쪽 문제를 먼저 확인해야 합니다.
반대로 자체 출력은 정상인데 PC에서만 안 된다면 이제 연결 상태를 살펴봅니다.
2. USB 프린터라면 케이블부터 다시 확인하세요
USB로 연결된 프린터라면 복잡한 설정을 바꾸기 전에 케이블부터 확인하는 것이 좋습니다.
프린터와 컴퓨터에 연결된 USB 케이블을 뺐다가 다시 단단히 연결해 보세요.
가능하다면 컴퓨터의 다른 USB 포트에서도 확인해 봅니다.
여기서 중요한 것은 프린터가 켜져 있다는 것과 컴퓨터가 프린터를 정상적으로 인식하고 있다는 것은 별개의 문제라는 점입니다.
케이블을 다시 연결한 뒤 Windows의 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너에서 해당 프린터가 나타나는지 확인해 보세요.
3. Wi-Fi 프린터라면 '같은 네트워크'인지 확인하세요
무선 프린터라면 이 부분이 중요합니다.
프린터도 Wi-Fi에 연결돼 있고 컴퓨터도 인터넷이 잘 된다고 해서 반드시 서로 연결되는 것은 아닙니다.
PC와 프린터가 같은 네트워크에 연결되어 있는지 확인해 보세요.
Microsoft도 무선 프린터를 사용할 때 PC와 프린터가 동일한 네트워크에 연결되어 있어야 한다고 안내하고 있습니다. 특히 별도의 SSID를 사용하는 여러 공유기나 무선 확장기를 이용하는 환경에서는 이 부분을 확인할 필요가 있습니다.
집에 2.4GHz·5GHz 네트워크나 여러 공유기·확장기를 사용하고 있다면 프린터와 PC의 연결 상태를 각각 확인해 보세요.
4. Windows에서 '오프라인으로 프린터 사용' 상태를 확인하세요
프린터와 연결에는 문제가 없어 보인다면 이제 Windows 설정을 확인할 차례입니다.
Windows의 프린터 대기열에서 오프라인으로 프린터 사용 또는 인쇄 일시 중지 상태가 적용돼 있지 않은지 확인합니다.
Microsoft의 공식 오프라인 프린터 안내에서도 프린터 대기열을 열어 인쇄 일시 중지 및 오프라인으로 프린터 사용 상태를 확인하도록 안내합니다.
이 설정이 켜져 있었다면 해제한 뒤 다시 인쇄해 보세요.
Windows 버전에 따라 메뉴의 위치나 표현은 조금 다를 수 있습니다.
5. 다른 프린터가 선택돼 있지는 않은지 확인하세요
프린터를 여러 대 사용했거나 예전에 사용하던 프린터가 Windows에 남아 있다면 엉뚱한 프린터로 인쇄를 보내는 경우도 있습니다.
문서를 인쇄할 때 표시되는 프린터 이름을 확인하세요.
그리고 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너에서 현재 사용하는 프린터가 정상적으로 등록되어 있는지도 확인합니다.
필요하다면 현재 사용하는 장치를 기본 프린터로 설정할 수도 있습니다. Microsoft의 오프라인 문제 해결 안내에도 기본 프린터 설정 확인 과정이 포함되어 있습니다.
6. 인쇄 대기열에 멈춘 문서가 있는지 확인하세요
여기까지 정상인데 출력이 되지 않는다면 인쇄 대기열을 확인합니다.
이전에 인쇄하려던 문서가 오류 상태로 남아 있으면 뒤에 보낸 문서까지 출력되지 않는 경우가 있습니다.
현재 프린터의 인쇄 대기열을 열고 멈춰 있는 작업이 있는지 확인하세요.
Microsoft도 Windows의 대표적인 프린터 문제 가운데 하나로 인쇄 작업이 큐에 멈추는 문제를 별도로 분류하고 있습니다.
대기 중인 문서를 취소한 뒤 새 문서 하나만 다시 출력해 보는 것이 좋습니다.
그래도 오프라인이라면?
여기까지 했는데도 계속 오프라인으로 표시된다면 그때부터 한 단계 더 깊게 들어가면 됩니다.
예를 들어 프린터 문제 해결 기능, 프린터 제거 후 다시 추가, 드라이버 상태, Print Spooler 같은 Windows 인쇄 서비스 등을 확인할 수 있습니다. Microsoft도 이러한 문제를 각각 별도의 프린터 문제 해결 항목으로 제공하고 있습니다.
하지만 처음부터 프린터를 삭제하거나 드라이버를 다시 설치할 필요는 없습니다.
먼저
프린터 자체 → 연결 방식 → 같은 네트워크 → Windows 오프라인 설정 → 사용할 프린터 → 인쇄 대기열
순서로 확인하는 것이 훨씬 간단합니다.
증상별로 보면 더 쉽습니다
프린터 자체에서도 출력이 안 된다
→ 프린터 오류부터 확인
USB 연결 프린터만 오프라인이다
→ 케이블과 USB 포트 확인
Wi-Fi 프린터가 오프라인이다
→ PC와 프린터의 네트워크 확인
연결은 정상인데 Windows에서 오프라인이다
→ 오프라인 사용 설정 확인
문서가 대기열에 계속 쌓인다
→ 인쇄 대기열 문제 확인
이렇게 증상을 하나씩 구분하면 처음부터 드라이버를 지우거나 프린터를 재설정하지 않아도 문제의 범위를 상당히 좁힐 수 있습니다.
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